Подготовка запроса на исправление акта
Версия 2.7
Разделить новые данные и сформированный акт
Изменение реквизитов организации и исправление уже сформированного документа выполняются разными действиями. Администратор передаёт новые реквизиты через настройки организации. По готовому акту нужен отдельный запрос. Перед любым действием откройте документ и проверьте его номер, период, организацию и поле, которое требует проверки. Если акт ещё не сформирован, сначала проверьте актуальные данные в настройках вместе с администратором.
Минимальный пакет по готовому акту
Для проверки сформированного акта передайте номер акта, расчётный месяц, название поля с расхождением и объяснение, почему поле ожидается в другом виде. При нескольких ошибках перечислите поля отдельно и укажите, относятся ли они к одному документу. Не отправляйте полную карточку реквизитов в обычном чате. Для чувствительных приложений используйте защищённый канал, если специалист попросил прислать их таким способом.
Сопоставить период и организацию
Бухгалтер может видеть несколько организаций и документы за разные месяцы. Сравните название организации в верхней части кабинета с организацией в самом акте. При наличии нескольких документов с похожим названием ориентируйтесь на номер акта. Выпишите месяц документа отдельно от даты скачивания. Это позволяет воспроизвести проблему, когда файл был открыт из старой локальной копии.
Сохранить историю до решения
Оригинальный файл и текущую детализацию держите в рабочей папке закрытия месяца. В регистре исправлений отметьте номер обращения, поле, которое проверяется, и ответственного бухгалтера. История операций по прежним реквизитам сохраняется. Если запрос касается нескольких периодов, ведите список проверяемых актов и результатов отдельно для каждого из них.
Сверить полученный результат
После ответа специалиста откройте документ в кабинете за тот же месяц. Проверьте, совпадает ли номер проверяемого акта с номером в обращении и отражено ли нужное поле. Сравните итог с согласованной целью обращения. Если обнаружилась другая ошибка, укажите новое поле и контекст в том же обращении, когда оно ещё открыто и речь идёт о том же документе. В рабочей папке подпишите назначение каждой сохранённой копии.
В папке закрытия лежит несколько копий
Бухгалтер получил замечание к реквизитам из файла, который скачивали при первой сверке. Перед обращением он открывает акт за тот же месяц в кабинете и сравнивает номер, организацию и спорное поле. Если расхождение видно только в прежней копии, он отмечает это в регистре. Если оно видно и в кабинете, бухгалтер прикладывает номер документа, поле и ожидаемое значение через согласованный канал.